Vorbereitung ist was für Anfänger!

Möglicherweise haben Sie diese oder eine ähnliche Aussage schon einmal von selbst ernannten Profis gehört. Professionelles Verhalten wird hier mit Selbstüberschätzung verwechselt. Profis legen sehr großen Wert auf optimale Vorbereitung, das gibt Sicherheit und legt den Grundstein für den Erfolg. Manches mal höre ich als Trainer: „Zu viel Vorbereitung und Planung verringert meine Flexibilität.“ Hier werden zwei Dinge miteinander verknüpft, die nicht zusammenhängen. Vorbereitung und Planung ist eine Tätigkeit, Flexibilität ist eine Eigenschaft, ein Verhalten. In der Tat kann es genau anders sein: Je mehr und je umfassender wir uns vorbereiten, desto flexibler können wir agieren.

Insbesondere für den Erfolg bei Verhandlungen ist Vorbereitung ein entscheidender Faktor.

Verhandlungsvorbereitung: Ziele und Erwartungen

Kennst du deinen Gegner und dich selbst, so brauchst du hundert Schlachten nicht zu fürchten.

Kennst du dich aber nicht den Gegner, so wirst du für jeden errungenen Sieg eine Niederlage erleiden.

Kennst du weder den Gegner noch dich selbst, dann verlierst du jede Schlacht.

(Sun Tze, 490 v. Chr.)

…   solange Sie mit inhaltlichen oder organisatorischen Dingen beschäftigt sind, können Sie sich nicht im erforderlichen Maße auf Ihr Gegenüber konzentrieren. Je besser Sie vorbereitet sind desto eher wird Sie das Verhandlungsglück treffen. Eine professionelle Vorbereitung wird von Ihrem Verhandlungspartner als Wertschätzung gegenüber seiner Person und Firma wahrgenommen. Sie werden weniger Überraschungen erleben und ein besseres Ergebnis erzielen. Das ist mehr als sich nur auf halbem Weg zu treffen oder sich auf die „Mitte“ zu einigen. Eine schlechte oder fehlende Vorbereitung kann durchaus als Missachtung oder Geringschätzung empfunden werden oder sogar als Inkompetenz wahrgenommen werden. Ich kenne Beispiele aus der Praxis, in denen ein Verhandlungspartner seinen, auf die Verhandlungssituation schlecht vorbereiteten, Lieferanten nach kurzer Gesprächsdauer wieder nach Hause geschickt hat. Eine harte und aus meiner Sicht richtige, konsequente Entscheidung, denn Zeit ist eine wertvolle Ressource. In diesem Fall hat der Mitbewerber, trotz vermeintlich schlechterem Angebot das Geschäft abgeschlossen. Mit einer professionellen Vorbereitung legen Sie den Grundstein für Ihren Erfolg in der Verhandlung. In einigen Fällen wird sie den Erfolg überhaupt erst ermöglichen. Mit Vorbereitung ist hier nicht gemeint, sich bei der Autofahrt zum Geschäftspartner lediglich zu überlegen: „Na, welche Ziele verfolge ich denn heute?“ Die Intensität und die Ausführlichkeit Ihrer Vorbereitung sollten Sie auf die jeweilige Verhandlungssituation anpassen. Bei einem Neukunden der einen Großauftrag über Ihr gesamtes Produktsortiment abschließen will werden Sie sich sicherlich intensiver vorbereiten, als bei einer Nachverhandlung über Lieferkonditionen für einen Kleinauftrag.

Aus langjähriger Erfahrung weiß ich, dass Sie allein durch die Tatsache, gut vorbereitet in Ihre Verhandlungen zu gehen, einen sehr großen Vorteil gegenüber vielen Ihrer Kollegen und Kolleginnen haben werden. In meiner Trainings- und Coaching Praxis erlebe ich es immer wieder, dass selbst bei schwierigen Jahresgesprächen zu ein- oder mehrjährigen Lieferverträgen mit sehr hohen Auftragssummen eine kurze gedankliche Reflexion über die bevorstehende Verhandlung als ausreichend für die Vorbereitung gesehen wird: „Das oder den kenn ich schon, das läuft immer gleich ab…“. Routine also. Am Ende wundert man sich, wieder 5% mehr Rabatt zugestanden zu haben: „Ich konnte nicht anders. Der hat damit gedroht, zum Mitbewerber zu gehen“. Zumindest für sich selbst ist dann eine gute Ausrede gefunden und die Anfangsannahme – dass man sich nicht groß vorbereiten müsse – erfährt eine weitere Bestätigung. Die professionelle (schriftliche!) Vorbereitung erzeugt Sicherheit. Sie können selbstbewusst in der Verhandlungssituation agieren und gut vorbereitet flexibel auf Vorschläge des Verhandlungspartners oder veränderte Situationen eingehen.

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